home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ C!T ROM 3 / ct-rom iiib.zip / ct-rom iiib / WINDOWS / DATABASE / DBCOIN / DBCOIN.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-09-30  |  38KB  |  1,191 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11. DBCOIN(TM)
  12. FOR WINDOWS
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29. Coin Collection Inventory System
  30. for Microsoft Windows(TM)
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40. USER'S GUIDE
  41.  
  42. Version 1.0
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66. This product was developed with Microsoft Visual Basic(TM).
  67.  
  68.  
  69.  
  70. (C) Copyright 1992 by Mark L. Hetzel
  71.  
  72. If you are an individual, (not a company or an institution)  you may use the
  73. program on any other computer(s) that you personally own.  You may make backup
  74. copies of the program only for your use.  However, no part of this user guide
  75. may be photocopied.  I am relying primarily on your good faith not to violate
  76. my copyright. 
  77.  
  78. (C) Copyright 1987-1991 by Microsoft Corporation
  79. (C) Copyright 1984-1991 by Coromandel Industries, Inc.
  80.  
  81. Microsoft, Windows and Visual Basic are trademarks of Microsoft Corporation.
  82.  
  83. The author warrants for a 90-day period commencing on the date you receive
  84. delivery of a registered copy of the program, that, if properly installed and
  85. operated on a computer for which it was designed, the program will perform
  86. substantially in accordance with the User's Guide.  The author's liability
  87. shall, in any event, be limited to the purchase price of the program and shall
  88. not include consequential damages, such as loss or destruction of data
  89. resulting from use of the program.  The author will not honor any warranty
  90. unless you own a registered copy of the program.
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115. Table of Contents
  116.  
  117.  
  118.  
  119. Chapter 1 - Getting Started
  120.  
  121. Introduction                                                            1
  122. Hardware and Software Requirements                                      1
  123. System Files                                                            1
  124. Overview of dBCoin Features                                             1
  125. Installing dBCoin                                                       2
  126.  
  127.  
  128. Chapter 2 - Using dBCoin
  129.  
  130. Starting and Exiting dBCoin                                             5
  131. Working with the Menu Bar                                               6
  132. Selecting Menu Commands                                                 6
  133. Using dBCoin's Control Menu                                             6
  134.  
  135.  
  136. Chapter 3 - Building a Database
  137.  
  138. Opening a Database File                                                 8
  139. Adding Records                                                          10
  140. Editing Records                                                         12
  141.  
  142.  
  143. Chapter 4 - Database Reports
  144.  
  145. Types of Reports                                                        15
  146. Displaying and Printing Reports                                         15
  147.  
  148.  
  149. Chapter 5 - Technical Support                                           19
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165. CHAPTER 1 - GETTING STARTED
  166.  
  167.  
  168.  
  169. Introduction
  170.  
  171. Welcome to dBCoin for Windows.  dBCoin is a coin collection inventory system
  172. developed specifically for Microsoft Windows 3.0 or higher.  dBCoin takes
  173. advantage of Windows' Graphical User Interface (GUI) and its memory management
  174. capabilities.  dBCoin is a Windows application.  The program will not
  175. work outside the Windows operating system.  dBCoin for Windows was developed
  176. with Microsoft Visual Basic.
  177.  
  178.  
  179. Hardware and Software Requirements
  180.  
  181.   80286, 80386 or 80486 PC
  182.   2 MB RAM
  183.   Hard Drive
  184.   Microsoft Windows 3.0 or 3.1
  185.  
  186.  
  187. System Files included with dBCoin:
  188.  
  189. README           Basic information about program and a registration form in
  190.                  ASCII text format.
  191. DBCOIN.DOC       User's Guide in ASCII text format.
  192. DBCOIN.EXE       dBCoin for Windows application.
  193. VBRUN100.DLL     Visual Basic run time file.
  194. CMDIALOG.VBX     Visual Basic run time file.
  195. GRID.VBX         Visual Basic run time file.
  196. ISAM.DLL         Isam data manager run time file.
  197. ISAMUDT.DLL      Isam data manager run time file.
  198. BURMNGR.EXE      Isam data manager run time file.
  199. ISAM.INI         Isam initialization file.
  200. SAMPLE.DAT       Sample data.
  201. SAMPLE.IDX       Index file for sample data.
  202.  
  203. Overview of dBCoin Features
  204.  
  205.     * Intuitive data entry, edit, query and browse features.
  206.  
  207.     * Information sorted and indexed on all fields (except comments).
  208.  
  209.     * Quick and easy access to coin information.
  210.  
  211.     * Reports display records and collection statistics on screen or in
  212.       printed form.
  213.  
  214.     * Create one or more database files.  Each file can contain an unlimited 
  215.       number of records.
  216.  
  217.     * Mouse and keyboard supported.
  218.                                        1
  219. Installing dBCoin
  220.  
  221. dBCoin files should be copied to your hard drive before attempting to run the
  222. program.  Windows' File Manager will help you create a directory and copy the
  223. program files from the diskette to the new directory on the hard drive.  File
  224. Manager is usually in the first position in the Main Group window of Program
  225. Manager.  If you use a Windows desktop manager such as Norton Desktop(TM),
  226. follow the desktop manager's instructions for creating a directory and adding
  227. dBCoin to an application group.
  228.  
  229.      Mouse    * Double-click the File Manager program icon.
  230.  
  231.   Keyboard    * Press the left or right arrow key to move the highlight to the
  232.                 File Manager program icon and press ENTER.
  233.  
  234.  
  235. Create a New Directory:
  236.  
  237.      Mouse      1. Point to File on the menu bar and click.
  238.  
  239.                 2. Point to the Create Directory menu item and click.  The 
  240.                    Create Directory dialog box will appear.
  241.  
  242.                 3. Type the new directory name including the drive, if 
  243.                    different then the current one.  Example:  c:\DBCOIN
  244.  
  245.                 4. Point to the OK button and click to create a directory.
  246.  
  247.   Keyboard      1. Press ALT, F to open the File menu.
  248.  
  249.                 2. Press E to select Create Directory.  The Create Directory 
  250.                    dialog box will appear.
  251.  
  252.                 3. Type the new directory name including the drive, if 
  253.                    different then the current one.  Example:  c:\DBCOIN
  254.  
  255.                 4. Press ENTER to create a directory.
  256.  
  257. Copy dBCoin Files to New Directory:
  258.  
  259. Make sure the source and destination disk drive icons are visible.
  260.  
  261.      Mouse      1. Point to the disk drive icon (A or B) containing DBCO1N.EXE
  262.                    and click.
  263.  
  264.                 2. Point to DBCO1N.EXE in the file list on right side of
  265.                    screen and click.  DBCO1N.EXE will be highlighted.
  266.  
  267.                 3. Point to File on the menu bar and click.
  268.  
  269.                 4. Point to the Copy menu item and click.  The Copy dialog box
  270.                    will appear.
  271.  
  272.                                        2
  273.                 5. Type the destination disk drive and directory.  Example:  
  274.                    C:\dBCoin
  275.  
  276.                 6. Point to the OK button and click.
  277.  
  278.                 7. Point to the drive icon where DBCO1N.EXE is located and
  279.                    click.
  280.  
  281.                 8. Point to the directory where DBCO1N.EXE is located and
  282.                    click.
  283.  
  284.                 9. Point to DBCO1N.EXE and double-click.  dBCoin will now be
  285.                    unpacked in the new directory.
  286.  
  287.   KeyBoard      1. Press CTRL and letter of disk drive containing DBCO1N.EXE.
  288.  
  289.                 2. Press TAB to move cursor to file list.
  290.  
  291.                 3. Press the Down direction key to highlight DBCO1N.EXE.
  292.  
  293.                 4. Press F8.  The Copy dialog box will appear.
  294.  
  295.                 5. Type the destination disk drive and directory.  Example:  
  296.                    C:\dBCoin
  297.  
  298.                 6. Press ENTER to begin copying files.
  299.  
  300.                 7. Press TAB to move cursor to a drive icon.  Use the
  301.                    direction key(s) to highlight the drive containing
  302.                    DBCO1N.EXE and press ENTER.
  303.  
  304.                 8. Press TAB to move cursor to directory list.  Use the
  305.                    direction key(s) to highlight the directory containing
  306.                    DBCO1N.EXE and press ENTER.
  307.  
  308.                 9. Press TAB to move cursor to file list.  Use the direction
  309.                    key(s) to highlight DBCO1N.EXE and press ENTER.  dBCoin
  310.                    will now be unpacked in the new directory.
  311.  
  312.  
  313. Exit File Manager:
  314.  
  315.      Mouse      1. Point to File on the menu bar and click.
  316.  
  317.                 2. Point to Exit menu item and click.
  318.  
  319.   Keyboard      1. Press ALT, F to open the File menu.
  320.  
  321.                 2. Press X.
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.                                        3
  327. Add dBCoin to an Application Group:
  328.  
  329.      Mouse      1. Double-click the Windows Setup program icon.  The Windows 
  330.                    Setup dialog box will appear.
  331.  
  332.                 2. Point to the Options menu item and click.
  333.  
  334.                 3. Point to Set Up Applications and click.  The Setup 
  335.                    Applications dialog box will appear.
  336.  
  337.                 4. Point to "Ask you to specify an application." and click.
  338.  
  339.                 5. Point to the OK button and click.
  340.  
  341.                 6. Enter the path and file name.  Example: 
  342.                    c:\DBCOIN\DBCOIN.EXE
  343.  
  344.                 7. Press A to select the program group where you want dBCoin
  345.                    located.
  346.  
  347.                 8. Point to the OK button and click.  The dBCoin icon will now
  348.                    appear in the program group you selected.
  349.  
  350.   Keyboard      1. Press the direction arrow key(s) to move the highlight to 
  351.                    the Windows Setup Program icon and press ENTER.  The
  352.                    Windows Setup dialog box will appear.
  353.  
  354.                 2. Press ALT, O to open the Options menu.
  355.  
  356.                 3. Press S.  The Set Up Applications dialog box will appear.
  357.  
  358.                 4. Press the Down direction key to highlight "Ask you to
  359.                    specify an application." and press ENTER.
  360.  
  361.                 5. Enter the path and file name.  Example: 
  362.                    c:\DBCOIN\DBCOIN.EXE
  363.  
  364.                 6. Press A to select the program where you want dBCoin
  365.                    located.
  366.  
  367.                 7. Press Tab to highlight the OK button and press ENTER.  The
  368.                    dBCoin icon will appear in the program group you selected.
  369.  
  370.                 8. Press ALT, O and X to exit from Windows Setup.
  371.  
  372. dBCoin will now be included in an applications group window with its own
  373. program icon.
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.                                        4
  381. CHAPTER 2 - USING DBCOIN
  382.  
  383.  
  384.  
  385. Starting and Exiting dBCoin
  386.  
  387.  
  388. Starting dBCoin from Program Manager:
  389.  
  390.      Mouse      1. Open the Program Manager window, if not already open, by 
  391.                    double-clicking the Program Manager icon.
  392.  
  393.                 2. Open the application group window containing dBCoin, if not
  394.                    already open, by double-clicking the application group
  395.                    icon.
  396.  
  397.                 3. Double-click the dBCoin icon.  The dBCoin title page will
  398.                    appear.
  399.  
  400.                 4. Point to the Continue button and click.  The dBCoin menu
  401.                    bar will appear.
  402.  
  403.   KeyBoard      1. Open the Program Manager window, if not already open, by 
  404.                    using direction keys to highlight the Program Manager icon 
  405.                    and press ENTER.
  406.  
  407.                 2. Open the application group window containing dBCoin, if not
  408.                    already open, by pressing CTRL, TAB to highlight the
  409.                    applications group icon and press ENTER.
  410.  
  411.                 3. Use the direction arrow keys to highlight the dBCoin 
  412.                    program icon and press ENTER.  The dBCoin title page will 
  413.                    appear.
  414.  
  415.                 4. Press ENTER.  The dBCoin menu bar will appear.
  416.  
  417.  
  418. Exiting dBCoin:
  419.  
  420.      Mouse      1. Point to File on the menu bar and click.
  421.  
  422.                 2. Point to the Exit menu item and click.  The dBCoin for
  423.                    Windows order form will appear if you are using a review
  424.                    copy.
  425.  
  426.   Keyboard      1. Press ALT, F.
  427.  
  428.                 2. Press X.  The dBCoin for Windows order form will appear if
  429.                    you are using a review copy.
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.                                        5
  435. Working the Menu Bar
  436.  
  437.  
  438. Select a Menu:
  439.  
  440.      Mouse      *  Point to the name of the menu item on the menu bar and
  441.                    click to open the menu.
  442.  
  443.   Keyboard      *  Press ALT and the underlined letter of the menu item you
  444.                    want.
  445.  
  446.  
  447. Cancel a Menu:
  448.  
  449.      Mouse      *  Click the menu name or any where outside the menu.
  450.  
  451.   KeyBoard      *  Press ALT to cancel the menu and move back to the
  452.                    application workspace.
  453.  
  454. Press ESC to cancel the menu but remain on the menu bar so that you can select
  455. another menu.
  456.  
  457.  
  458. Selecting Menu Commands
  459.  
  460.  
  461. Choose an Item from a Selected Menu:
  462.  
  463.      Mouse      *  Point to the menu item and click.
  464.  
  465.   Keyboard      *  Type the underlined letter in the item name.
  466.  
  467.  
  468. Using dBCoin's Control Menu
  469.  
  470.  
  471. Open dBCoin's Control Menu:
  472.  
  473.      Mouse      *  Point to the Control Menu box in the upper-left corner of
  474.                    the window and click.
  475.  
  476.                    Do not double-click or you will close the window.
  477.  
  478.   Keyboard      *  Press ALT and SPACEBAR.
  479.  
  480.  
  481.   Control Menu Commands
  482.  
  483.      Command                    Action
  484.  
  485.      Restore       Restores the window to its size before it was enlarged or
  486.                    shrunk to an icon.
  487.  
  488.                                        6
  489.      Move          Allows window to be moved to another position of the
  490.                    screen.
  491.  
  492.      Size          Allows you to change the size of the window.
  493.  
  494.      Minimize      Shrinks the window to an icon.
  495.  
  496.      Maximize      Enlarges the window to full screen.
  497.  
  498.      Close         Closes window and exits from dBCoin.
  499.  
  500.      Switch To...  Starts Task List, which lets you switch among running
  501.                    applications.
  502.  
  503.  
  504. Screen Color:
  505.  
  506. The background color of each dBCoin screen can be changed through the Windows
  507. Control Panel.  The color of text, data entry fields and report screens cannot
  508. be changed.
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.                                        7
  543.  
  544. CHAPTER 3 - BUILDING A DATABASE
  545.  
  546.  
  547.  
  548. Opening a Database File
  549.  
  550. dBCoin allows you to create one large database or several small database files
  551. for your coin collection.  See Chapter 2 to start dBCoin.
  552.  
  553.  
  554. Create a Database File:
  555.  
  556.      Mouse      1. Point to File on the menu bar and click to open the menu.
  557.  
  558.                 2. Point to the New File menu item and click.  The File Open
  559.                    dialog box will appear.
  560.  
  561.                 3. Enter the file name to be created.  The file name must have
  562.                    eight or fewer characters.  The current drive and path is
  563.                    displayed to the right of the file name entry box.  dBCoin
  564.                    will add the file extension .DAT for you.  (Example:
  565.                    Coin.Dat)
  566.  
  567.                    Change the drive -
  568.  
  569.                    a. Point to the Drive List box arrow in the lower right
  570.                       hand corner of screen and click.  A list of the
  571.                       available drives will appear.
  572.  
  573.                    b. Point to the appropriate drive and click.  The new drive
  574.                       will appear to the left of the file name box.
  575.  
  576.                    Change the directory -
  577.  
  578.                    a. Point to the current drive in the Directory List box and
  579.                       double-click.
  580.  
  581.                    b. Point to the new directory and double-click.  The drive
  582.                       and new directory will appear to the right of the file 
  583.                       name text box.
  584.  
  585.                 4. Point to the OK button and click to create the file entered
  586.                    in #3.  The File Open dialog box will disappear when a
  587.                    valid file name is entered.  Cancel your selection without
  588.                    creating a file by pointing to the Cancel button and
  589.                    clicking.
  590.  
  591.   Keyboard      1. Press ALT, F to open the menu.
  592.  
  593.                 2. Press N.  The File Open dialog box will appear.
  594.  
  595.  
  596.  
  597.                                        8
  598.                 3. Enter the file name to be created.  The file name must have
  599.                    eight or less characters.  The current drive and path is
  600.                    displayed to the right of the file name entry box.  dBCoin
  601.                    will add the extension .DAT for you.  (Example:  Coin.Dat)
  602.  
  603.                    Change the drive -
  604.  
  605.                    a. Press TAB to highlight the Drive List box.
  606.  
  607.                    b. Press the direction arrow key to open the Drive List
  608.                       box.
  609.  
  610.                    c. Press the direction arrow key(s) to highlight a new
  611.                       drive and press ENTER.
  612.  
  613.                    Change the directory -
  614.  
  615.                    a. Press TAB to highlight the Directory List box.
  616.  
  617.                    b. Press the direction arrow key(s) to highlight the new
  618.                       directory and press ENTER.  The drive and new directory
  619.                       will appear to the right of the file name text box.
  620.  
  621.                 4. Press TAB to highlight the OK button and press ENTER to
  622.                    create the file entered in #3.  The File Open dialog box
  623.                    will disappear when a valid file name is entered.  Cancel
  624.                    your selection without creating a file by pressing TAB to
  625.                    highlight the Cancel button and pressing ENTER.
  626.  
  627. Open an Existing Database File:
  628.  
  629.      Mouse      1. Point to File on the menu bar and click to open the menu. 
  630.  
  631.                 2. Point to the Open menu item and click.  The File Open
  632.                    dialog box will appear.
  633.  
  634.                    Change the drive -
  635.  
  636.                    a. Point to the Drive List box arrow in the lower right
  637.                       hand corner of screen and click.  A list of the
  638.                       available drives will appear.
  639.  
  640.                    b. Point to the appropriate drive and click.  The new drive
  641.                       will appear to the left of the file name box.
  642.  
  643.                    Change the directory -
  644.  
  645.                    a. Point to the current drive in the Directory List box and
  646.                       double-click.
  647.  
  648.                    b. Point to the new directory and double-click.  The drive
  649.                       and new directory will appear to the right of the file 
  650.                       name text box.
  651.                                        9
  652.                 3. Point to the file listed in file list box and double-click.
  653.  
  654.                    The database file will be opened and the File Open dialog
  655.                    box will disappear.
  656.  
  657.   Keyboard      1. Press ALT, F to open the menu.
  658.  
  659.                 2. Press O.  The File Open dialog box will appear.
  660.  
  661.                    Change the drive -
  662.  
  663.                    a. Press TAB to highlight the Drive List box.
  664.  
  665.                    b. Press the direction arrow key to open the Drive List
  666.                       box.
  667.  
  668.                    c. Press the direction arrow key(s) to highlight a new
  669.                       drive and press ENTER.
  670.  
  671.                    Change the directory -
  672.  
  673.                    a. Press TAB to highlight the Directory List box.
  674.  
  675.                    b. Press the direction arrow key(s) to highlight the new
  676.                       directory and press ENTER.  The drive and new directory
  677.                       will appear to the right of the file name text box.
  678.  
  679.                 3. Press TAB until the first item in the file list box is
  680.                    highlighted.
  681.  
  682.                 4. Press the direction arrow key(s) to highlight the file to
  683.                    be opened and press ENTER.  The database file will be
  684.                    opened. The File Open dialog box will disappear.
  685.  
  686.  
  687. Close a Database File:
  688.  
  689.      Mouse      1. Point to File on the menu bar and click to open the menu.
  690.  
  691.                 2. Point to the Close menu item and click.
  692.  
  693.   Keyboard      1. Press ALT, F to open the menu.
  694.  
  695.                 2. Press C.
  696.  
  697.  
  698. Adding Records
  699.  
  700.      Mouse      1. Point to Records on the menu bar and click to open the
  701.                    menu.
  702.  
  703.  
  704.  
  705.                                       10
  706.                 2. Point to the Update menu item and click.  The Data Entry
  707.                    and Edit screen will appear if you have already opened a
  708.                    database file.
  709.  
  710.                    A Menu dialog box will appear if a file is not open.  Point
  711.                    to the OK button and click.  The dialog box will disappear.
  712.  
  713.                    See the instructions for Opening a Database File.
  714.  
  715.   Keyboard      1. Press ALT, R to open the menu.
  716.  
  717.                 2. Press ENTER.  If you have already opened a database file,
  718.                    the Data Entry and Edit screen will appear.
  719.  
  720.                    A Menu dialog box will appear if a file is not open.  Press
  721.                    ENTER.  The dialog box will disappear.  See the
  722.                    instructions for Opening a Database File.
  723.  
  724. The following list are the data entry fields for each record stored in the
  725. database:
  726.  
  727.                                                 Length
  728.       Field           Description            (Characters)   Format
  729.  
  730.       Country         Issuing stamp                25       Text
  731.       Catalog No.     Catalog number                8       Alpha/Numeric
  732.       Type            Coin type                    20       Text
  733.       Denomination    Circulation value            20       Text
  734.       Mint Date       Year minted                   8       Alpha/Numeric
  735.       Coin Grade      Condition                     5       Alpha/Numeric
  736.       Purchase Date   Date purchased                8       MM/DD/YYYY
  737.       Cost            Purchase price                9       $0-$999,999.00
  738.       Market Value    Catalog value                 9       $0-$999,999.00
  739.       Notes           Remarks                     100       Text
  740.  
  741.  
  742. Enter Data:
  743.  
  744. Data entered does not become part of a field until the cursor is moved to
  745. another field by pressing TAB, pointing to a field and clicking or pressing
  746. SHIFT, TAB.  Press TAB to move the cursor forward from field to field and
  747. button to button.  Press SHIFT, TAB to move backward.  A mouse can be used to
  748. move around the screen by pointing to a field and clicking once.  Within each
  749. field the direction, DEL and INS keys can be used to edit.  The BACKSPACE key
  750. can delete characters in each field except the cost and market value fields.
  751.  
  752. The program does not require fields to be changed when the data from the
  753. previous record is the same as the current record you are entering.  Press TAB
  754. to skip to the next field without changing information in the current field.
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.                                       11
  760. Each data entry field has built-in edit checking.  Information is verified as
  761. valid when entered.  For example, you cannot enter alpha characters in the
  762. Cost field.  A Data Entry Error dialog box will appear if an invalid entry is
  763. made.
  764.  
  765. Press ENTER to remove the dialog box.  A coin's purchase date can be entered
  766. as 1/1/92.  dBCoin will format the date to 01/01/1992 after pressing TAB.
  767.  
  768.  
  769. Data Entry and Edit Command Buttons:
  770.  
  771. The command buttons at the top of the screen can be activated by pointing to a
  772. button and clicking or pressing ALT and the key for the underlined letter
  773. except the query buttons (=, > and =>).  Also, TAB can be used to move the
  774. highlight to a button and pressing ENTER to activate that button.
  775.  
  776.  
  777. Save a Record:
  778.  
  779.      Mouse      *  Point to the Add button and click.
  780.  
  781.   Keyboard      *  Press ALT, A.
  782.  
  783. This will save the record currently displayed on the screen in memory.  The
  784. cursor will then be moved to the Country field.  New records are saved to the
  785. hard drive when you exit from the Data Entry and Edit screen.
  786.  
  787.  
  788. Editing Records
  789.  
  790. The Data Entry and Edit screen is also used to edit records stored in your
  791. database.
  792.  
  793. Find a Record:
  794.  
  795. dBCoin provides powerful query features to find records.  A query is made by
  796. using an exact match (=) or an approximate search (> or =>).   dBCoin will
  797. search on the first field that has an entry.  Selecting (>) or (=>) when all
  798. fields are empty will cause dBCoin to display records in the order they were
  799. entered.
  800.  
  801.       Note:  Database searches can be done on only one field at a time.  For
  802.       example, 1964D is entered in the Mint Date field and the (=) query key
  803.       is selected.  dBCoin will display the first record with a Mint Date
  804.       equal to 1964D.  If Jefferson is entered in the Type field and 1964 in
  805.       the Mint Date field and the (=) query key is selected.  dBCoin will
  806.       display the first record with a Type equal to Jefferson.  The Mint Date
  807.       field will be ignored.
  808.  
  809. Queries are case sensitive.  If information was originally entered with the
  810. first letter of each word uppercase and all characters in your search criteria
  811. are uppercase then the query results may not be what you expect.
  812.  
  813.                                       12
  814.       1.    Enter the search criteria in the appropriate field.
  815.  
  816.       2.    Select a query button (=) EQUAL TO, (>) GREATER THAN or (=>)
  817.             GREATER THAN EQUAL TO and click or press ENTER.
  818.  
  819.       3.    dBCoin will now search the database using the criteria you
  820.             specified.  dBCoin will display in the Data Entry and Edit screen
  821.             the first record meeting the criteria.  The Data Entry Error
  822.             dialog box will appear if a record is not found.  Press ENTER to
  823.             clear the dialog box from the screen.
  824.  
  825.       4.    Use the Next button to move forward through the database.  Use the
  826.             Previous button to move backward.
  827.  
  828.       Mouse     *  Point to the Next or Previous buttons and click to display
  829.                    record on the screen.
  830.  
  831.    Keyboard     *  Press Alt, N (Next) or P (Previous) to display record on
  832.                    the screen.
  833.  
  834. You also can press TAB to highlight the Next or Previous buttons and press
  835. ENTER.
  836.  
  837.       Note:  Next button - When you reach the last record in the database, 
  838.       the Data Entry Error dialog box will appear.  Press ENTER to clear the
  839.       dialog box from the screen.  Previous button - When you reach the first
  840.       record in the database, the Data Entry Error dialog box will appear. 
  841.       Press ENTER to clear the dialog box from the screen.
  842.  
  843.  
  844. Change a Record:
  845.  
  846. The Change button is used to save changes made to the record currently
  847. displayed in the Data Entry and Edit screen.  After editing the record do the
  848. following to save the change(s):
  849.  
  850.       1.    Point to the Change button and click or press ALT, C.  The Edit
  851.             Record dialog box will appear requesting verification to save the
  852.             change(s).
  853.  
  854.       2.    Point to the YES button and click or press ENTER to save the
  855.             change(s).  Point to the NO button and click or press TAB to 
  856.             highlight the NO button and press ENTER to cancel the change(s).  
  857.  
  858.             Changes are saved to disk when you exit from the Data Entry
  859.             and Edit screen if you selected YES.
  860.  
  861.  
  862. Delete a Record:
  863.  
  864. The Delete button is used to delete the record currently displayed in the Data
  865. Entry and Edit screen.
  866.  
  867.                                       13
  868.       1.    Point to the Delete button and click or press ALT, D.  An Edit
  869.             Record dialog box will appear requesting verification.
  870.  
  871.       2.    Point to the YES button and click or press ENTER to delete the
  872.             record.  All fields will be cleared.  Point to the NO button and
  873.             click or press ALT, A to cancel Delete.
  874.  
  875.  
  876. Clear Data Entry Fields
  877.  
  878. The Clear button will remove information entered in the data entry fields. 
  879. Using the Clear button will not affect information already stored in the
  880. database.
  881.  
  882. Point to the Clear button and click or press ALT, L to clear the screen.
  883.  
  884.  
  885. Print a Record
  886.  
  887. The Print button is used to print the record displayed in the Data Entry and
  888. Edit screen.  Point to the Print button and click or press ALT, R to print the
  889. record.
  890.  
  891. Exit the Data Entry and Edit Screen:
  892.  
  893. Point to the Exit button and click or press ALT, X to leave the Data Entry and
  894. Edit screen.  Exiting from the Data Entry and Edit screen will save all
  895. additions, changes and deletions made to the database.  dBCoin updates the
  896. database index file when records are added, changed or deleted.
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.                                       14
  922. CHAPTER 4 - REPORTS
  923.  
  924.  
  925.  
  926. Types of Reports
  927.  
  928. dBCoin can generate various reports that can be printed or displayed on your
  929. computer screen.  The Coin Inventory List will list the records in sorted
  930. order.  The Collection Analysis Report will show statistical information about
  931. your coin collection database.  Reports are setup to print on an 80 column
  932. printer.
  933.  
  934. dBCoin provides powerful query features to find records.  A query is made by
  935. using an exact match (=) or an approximate search (> or =>).   dBCoin will
  936. search on the first field that has an entry.  Selecting (>) or (=>) when all
  937. fields are empty will cause dBCoin to display records in the order they were
  938. entered.
  939.  
  940. Queries are case sensitive.  If information was originally entered with the
  941. first letter of each word uppercase and all characters in your search criteria
  942. are uppercase then the query results may not be what you expect.
  943.  
  944.  
  945. Coin Inventory List:
  946.  
  947. Display Records on Screen
  948.  
  949.      Mouse      1. Point to Reports on the menu bar and click to open the
  950.                    menu.   The report screen will appear if a database file is
  951.                    open.  A  Menu dialog box will appear if a file is not
  952.                    open.  Point to the OK button and click.  The dialog box
  953.                    will disappear.   See instructions for opening a database
  954.                    file.
  955.  
  956.                 2. Point to the List Records menu item and click.
  957.  
  958.                 3. Enter your search criteria in the appropriate query field. 
  959.                    Query fields are located below the command buttons.  Query
  960.                    fields are similar to the data entry fields in the Data
  961.                    Entry and Edit screen.
  962.  
  963.                 4. Point to the appropriate query button (=) EQUAL TO, (>)
  964.                    GREATER THAN or (=>) GREATER THAN EQUAL TO and click.  The
  965.                    Screen and Printer buttons will become visible if a
  966.                    record(s) is found.  A Coin Inventory dialog box will
  967.                    appear if no records are found.  Point to the OK button and
  968.                    click.  The dialog box will disappear.
  969.  
  970.                 5. Point to the Screen button and click to display record(s)
  971.                    found.  All or some records found will be display on
  972.                    the screen.  A maximum of 19 records can be displayed on
  973.                    the screen at once.  Scroll through the records by pointing
  974.                    to a Scroll button and clicking.
  975.                                       15
  976.                 6. Point to the left and right scroll bar arrows at the bottom
  977.                    of the screen to display more columns of information.
  978.  
  979. The following buttons are used to scroll through the database:
  980.  
  981.       Home - Scrolls to first record.
  982.  
  983.       Up - Scrolls up one record.
  984.  
  985.       Down - Scrolls down one record.
  986.  
  987.       PgUp - Scrolls up one screen.
  988.  
  989.       PgDn - Scrolls down one screen.
  990.  
  991.       End - Scrolls to last record.
  992.  
  993.   Keyboard      1. Press ALT, E to open the Report menu.  The report screen
  994.                    will appear if a database file is open.  A Menu dialog box
  995.                    will appear if a file is not open.  Point to the OK button
  996.                    and click.  The dialog box will disappear.  See the
  997.                    instructions for opening a database file.
  998.  
  999.                 2. Press ENTER.
  1000.  
  1001.                 3. Enter your search criteria in the appropriate query field. 
  1002.                    Query fields are located below the command buttons.  Query
  1003.                    fields are similar to the data entry fields in the Data
  1004.                    Entry and Edit screen.
  1005.  
  1006.                 4. Press TAB to highlight the appropriate query button (=)
  1007.                    EQUAL TO, (>) GREATER THAN or (=>) GREATER THAN EQUAL TO
  1008.                    and press ENTER.  The Screen and Printer buttons will
  1009.                    become visible if a record(s) is found.  A Coin Inventory
  1010.                    dialog box will appear if no records are found.  Press
  1011.                    ENTER and the dialog box will disappear.
  1012.  
  1013.                 5. Press ALT, S to display record(s) found.  All or some
  1014.                    records found will be display on the screen.  A maximum
  1015.                    of 19 records can be displayed on the screen at once. 
  1016.                    Scroll through the records by highlighting a Scroll button
  1017.                    and pressing ENTER.
  1018.  
  1019.                 6. TAB to the area where records are displayed.  Use the
  1020.                    direction arrow key(s) to display more columns of
  1021.                    information.
  1022.  
  1023. The following methods can be used to scroll through the database:
  1024.  
  1025.             1.  Press TAB to highlight a Scroll button and press ENTER.
  1026.  
  1027.             2.  Press ALT and letter underlined on the Scroll button.  
  1028.                 (Example:  ALT, E for the End button)
  1029.                                       16
  1030. Clear Screen
  1031.  
  1032. The Cancel button will remove records and information from the query fields. 
  1033. Point to the Cancel button and click or press ALT, C to clear the screen.
  1034.  
  1035.  
  1036. Print Report
  1037.  
  1038. Follow the same procedure for displaying records on the screen except click or
  1039. press the Printer button.
  1040.  
  1041.  
  1042. Exit List Records
  1043.  
  1044. Point to the Exit button or press ALT, X to leave the Coin Inventory List
  1045. screen.
  1046.  
  1047.  
  1048. Collection Analysis Report:
  1049.  
  1050.   Display Report on Screen
  1051.  
  1052.      Mouse      1. Point to Reports on the menu bar and click to open the
  1053.                    menu.  The report screen will appear if a database file is
  1054.                    open.  A Menu dialog box will appear if a file is not open.
  1055.  
  1056.                    Point to the OK button and click.  The dialog box will
  1057.                    disappear.  See instructions for opening a database file.
  1058.  
  1059.                 2. Point to the Analysis menu item and click.  The Report
  1060.                    screen will appear.
  1061.  
  1062.                 3. Enter your search criteria in the appropriate query field.
  1063.                    Query fields are located below the command buttons.  Query
  1064.                    fields are similar to the data entry fields in the Data
  1065.                    Entry and Edit screen.
  1066.  
  1067.                 4. Point to the appropriate query button (=) EQUAL TO, (>)
  1068.                    GREATER THAN or (=>) GREATER THAN EQUAL TO and click.  The
  1069.                    Screen and Printer buttons will become visible if a
  1070.                    record(s) is found.  An Analysis dialog box will appear if
  1071.                    no records are found.  Point to the OK button and click. 
  1072.                    The dialog box will disappear.
  1073.  
  1074.                 5. Point to the Screen button and click to display the report
  1075.                    if record(s) is found.
  1076.  
  1077.   Keyboard      1. Press ALT, E to open the Records menu.
  1078.  
  1079.                 2. Press A.  The Collection Analysis Report screen will
  1080.                    appear.
  1081.  
  1082.  
  1083.                                       17
  1084.  
  1085.                 3. Enter your search criteria in the appropriate query field. 
  1086.                    Query fields are located below the command buttons.  Query
  1087.                    fields are similar to the data entry fields in the Data
  1088.                    Entry and Edit screen.
  1089.  
  1090.                 4. Press TAB to highlight the appropriate query button (=)
  1091.                    EQUAL TO, (>) GREATER THAN or (=>) GREATER THAN EQUAL TO
  1092.                    and press ENTER.  The Screen and Printer buttons will
  1093.                    become visible if a record(s) is found.  A Collection
  1094.                    Analysis dialog box will appear if no records are found. 
  1095.                    Press ENTER and the dialog box will disappear.
  1096.  
  1097.                 5. Press ALT, S to display the report if record(s) is found.
  1098.  
  1099.  
  1100. Clear Screen
  1101.  
  1102. The Cancel button will remove records and information from the query fields. 
  1103. Point to the Cancel button and click or press ALT, C to clear the screen.
  1104.  
  1105.  
  1106. Print Report
  1107.  
  1108. Follow the same procedure for displaying records on the screen except  click
  1109. or press the Printer button.
  1110.  
  1111.  
  1112. Exit Collection Analysis Report
  1113.  
  1114. Point to the Exit button or press ALT, X to leave the Coin Inventory Analysis
  1115. screen.
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.                                       18
  1139.  
  1140. CHAPTER 5 - TECHNICAL SUPPORT
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144. I have attempted to design dBCoin to be easy to use.  Still, I will be happy
  1145. to help you if you encounter a problem.  Contact me by one of the following
  1146. methods:
  1147.  
  1148.  
  1149.   Telephone  (608) 273-2739
  1150.  
  1151. Probably the best way to solve a problem.  It is easier to provide assistance
  1152. when I can speak with you directly.  Call me during the following times:
  1153.  
  1154.       Monday - Friday  7 - 9 PM
  1155.       Saturday         9 AM - 4 PM
  1156.  
  1157.       All times are Central Standard Time.
  1158.  
  1159. Please try to be in front of your computer with the program operating.   It is
  1160. difficult to diagnose a software problem if you are not at the computer.
  1161.  
  1162.  
  1163.   CompuServe
  1164.  
  1165.       ID number     71371,731
  1166.  
  1167.  
  1168.   Write
  1169.  
  1170.       Send correspondence to:
  1171.  
  1172.                          Mark L. Hetzel
  1173.                          4466 Sentinel Pass
  1174.                          Madison, WI  53711
  1175.  
  1176. Any comments or suggestions you have dBCoin for Windows would be appreciated.
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.                                       19